Phòng Hành chính tổng hợp

CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

PHÒNG HÀNH CHÍNH VÀ TỔNG HỢP

I. Cơ cấu tổ chức

II. Chức năng – nhiệm vụ

Tham mưu giúp Hiệu trưởng các vấn đề về tổng hợp, thi đua, hành chính, tài vụ… Các nhiệm vụ cụ thể:

- Tiếp nhận, phân phối quản lý, theo dõi thực hiện các công văn giấy tờ; đảm bảo kịp thời, nhanh chóng thủ tục hành chính, lưu trữ các văn bản chung, hướng dẫn các tổ chức trong trường xây dựng hồ sơ lưu trữ và bảo quản hồ sơ;

- Cấp và chứng nhận các loại giấy tờ, giấy giới thiệu, giấy đi đường.

- Quản lý các con dấu của trường;

- Chịu trách nhiệm về thủ tục và thể thức văn bản;

- Tiến hành các công việc xã hội của Trường đối với địa phương: lao động công ích, bầu cử, hội họp… ;

- Tổ chức in ấn đánh máy văn bản của trường, trực điện thoại, tiếp khách, quản lý bộ phận bảo vệ, theo dõi đôn đốc toàn trường thực hiện đúng giờ giấc qui định;

- Tổng hợp các mặt công tác, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, theo dõi đôn đốc việc thực hiện và tổ chức phối hợp làm việc giữa các bộ phận trong trường; thực hiện công tác thống kê;

- Theo dõi, tổng hợp phong trào thi đua trong trường; tổ chức xét duyệt sơ kết, tổng kết thi đua, phối hợp các phòng khoa đẩy mạnh phong trào thi đua hai tốt;

- Sắp xếp theo dõi lịch sinh hoạt hàng tuần, hàng tháng của trường, tổ chức làm việc và phục vụ theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng;

- Xây dựng kế hoạch và thực hiện mua sắm, phân phối, sử dụng, tu bổ, sữa chữa, bảo quản tài sản và cơ sở vật chất của trường, bảo đảm phục vụ tốt yêu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, sinh hoạt vật chất và tinh thần của nhà trường;

- Quản lý tài sản, tiến hành kiểm kê, đánh giá tài sản theo kế hoạch chung của trường và theo chế độ quản lý tài sản của nhà nước;

- Tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an, đăng ký hộ khẩu, theo dõi tạm trú, tạm vắng của cán bộ, sinh viên ở ký túc xá; tổ chức phòng cháy, chữa cháy;

- Tham gia quản lý ký túc xá; quản lý việc đảm bảo vệ sinh khu vực công cộng, đảm bảo môi trường xanh, sạch, đẹp;

- Tổ chức hợp đồng căn tin, nhà ăn, giữ xe; kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng, đảm bảo vệ sinh an toàn, phòng chống cháy nổ;

- Quản lý hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng học;

- Tiếp khách và quản lý việc lưu trú của khách tại trường;

- Phục vụ nước uống nơi làm việc, hội họp của cán bộ giảng viên,  sinh viên của trường;

- Xây dựng kế hoạch thi đua, lập dự toán ngân sách theo đúng chế độ hiện hành đảm bảo các yêu cầu hoạt động của Trường;

- Tiến hành thực hiện thu chi, cấp phát và thanh toán kịp thời các khoản chi tiêu cho các hoạt động của trường; bảo đảm việc cấp phát lương, phụ cấp, học bổng cho cán bộ, giảng viên, sinh viên đúng tiêu chuẩn và chế độ qui định;

- Lập sổ sách, chứng từ, làm báo cáo quyết toán đúng quy định tài chính;

- Có biện pháp quản lý thu chi đúng mục đích; hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức cá nhân trong trường mua sắm, thanh toán, phân phối, sử dụng, bảo quản các loại vật tư, tài sản của trường thực hành tiết kiệm, tránh tham ô, lãng phí;

- Thực hiện công tác vệ sinh phòng bệnh trong toàn trường;

- Có kế hoạch kiểm tra thường xuyên về vệ sinh an toàn thực phẩm;

- Phối hợp các phòng, ban thực hiện bảo hiểm y tế cho cán bộ, giảng viên, sinh viên;

- Làm thư ký trong các phiên họp của trường thuộc chức năng của phòng phụ trách;

- Cùng với phòng Tổ chức và Khảo thí tổ chức các ngày lễ lớn, công tác tuyên truyền các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước;

- Quản lý toàn diện cán bộ, giảng viên của phòng và toàn bộ cơ sở vật chất của trường.

Các tin khác

CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG - 11/10/2023

Phòng Hành chính và Tổng hợp - 05/09/2024

Phòng Đào tạo và Bồi dưỡng - 09/10/2023

Phòng Tổ chức và Khảo thí - 05/09/2024